शालेय अभिलेखे व जतन कालावधी
शालेय अभिलेख्याचे पुढील प्रकार पडतात –
१) विद्यार्थ्यांसंबंधी अभिलेखे
- सर्वसाधारण नोंद वही
- शाळेत दाखल केलेल्या दाखल्याचे रजिस्टर,
- शाळा सोडल्याचे दाखला रजिस्टर,
- विद्यार्थी हजेरी रजिस्टर,
- निकाल रजिस्टर ११ वी
- १२ वी बोर्ड च्या निकालाचा तपशील
- ए टी के टी विद्यार्थी नोंद वही
- ओ जे टी नोंद वही
- शैक्षणिक भेटी नोंद वही
- पी टी सी नोंद वही
२) शिक्षकांसंबंधी अभिलेखे
- शिक्षक हजेरी रजिस्टर,
- पगारपेड रजिस्टर,
- शिक्षक सुचना रजिस्टर,
- शिक्षक हालचल रजिस्टर,
- शिक्षक रजेचे रजिस्टर,
- शिक्षक रजा अर्ज फाईल,
- वार्षिक व मासिक अभ्यासक्रम नियोजन रजिस्टर,
- मासिक अभ्यासक्रम प्रगतिपत्रक रजि.,
- दैनिक पाठ नियोजन , व Demonstration Plan
- पाठ टाचण वही,
- सह शालेय उपक्रम नोंद वही
- मुख्याध्यापकांचे लॉगबुक
- घटक चाचणी , सहामाही , वार्षिक परीक्षा नोंद वही व निकाल पत्रके
३) आर्थिक अभिलेखे
- स.शि.अ. रोकड रजिस्टर,
- स.शि.अ. खर्चाची पावती फाईल,
- स.शि.अ. लेजर रजिस्टर,
- सादील रोकड रजिस्टर,
- सादील खर्चाची पावती फाईल,
- सादील लेजर रजिस्टर,
- बांधकाम खर्चाची पावती फाईल,
- बांधकाम रोकड रजिस्टर,
- बांधकाम लेजर रजिस्टर,
- संस्था विकास निधी रोकड रजिस्टर,
- संस्था विकास निधी खर्चाची पावती फाईल,
- धनादेश नोंद रजिस्टर
- आय कर नोंदी
- भविष निर्वाह निधी नोंदवही
४) शासकीय योजना अभिलेखे
- मोफत पाठ्यपुस्तक वाटप रजिस्टर,
- मोफत गणवेश वाटप रजिस्टर,
- शालेय पोषण आहार रजिस्टर,
- उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर,
- उपस्थिती भत्ता देयके फाईल,
- अपंग शिष्यवृत्ती रजिस्टर,
- आदिवासी सुवर्ण महोत्सवी शिष्यवृत्ती रजिस्टर,
- दत्तक पालक योजना रजिस्टर
५) प्रयोशाळा अभिलेखे
- डेड स्टोक रजिस्टर
- जंगम मालपुस्तिका,
- सर्वसाधारण खरेदी नोंद वही
- Consumable Register
- Semi Consumable Register
- विद्यार्थी साहित्य देवाण घेवाण रजिस्टर
- शिक्षक साहित्य देवाण घेवाण रजिस्टर
- प्रयोगशाळा साधन सामुग्री देखभाल नोंद वही
- साहित्य मागणी नोंद वही
- साहित्य निर्लेपन नोंद वही
६) कार्यालयीन इतर अभिलेखे
- पालक संपर्क रजिस्टर,
- आरोग्य तपासणी रजिस्टर,
- आरोग्य तपासणी कार्ड फाईल,
- परीक्षा फाईल
- सेवा पुस्तके
- वेतन निश्चिती प्रपत्रे
- शिक्षक मान्यता
- संस्था अभ्यासक्रम मान्यता
- पगारपत्रक फाईल
- बोर्ड मान्यता
- आय कर कपती व भरणा नोंद वही
अभिलेख जतन कालावधी
अ.क्र. अभिलेख श्रेणी अभिलेखाचे नाव जतन करावयाचा कालावधी
(01) अ सर्वसाधारण प्रवेश नोंदवही / जनरल रजिस्टर कायम
(02) अ फर्निचर, ग्रंथालय, प्रयोगशाळा साधनसामग्री इ. संग्रह नोंदवही कायम
(03) अ परिपत्रके, आदेश फाईल कायम
(04) अ भविष्य निर्वाह निधी लेखा नोंदवही कायम
(05) अ मुख्याध्यापकाचे लॉगबुक कायम
(06) ब रोकड वही / खतावणी (सादील / वेतनेतर अनुदान) 30 वर्षे
(07) ब कर्मचा-यांचे पगारपत्रक पावत्या, वेतनस्थिती 30 वर्षे
(08) ब विवरण पत्र – लेखा परीक्षित विवरणपत्रासह निरीक्षण अहवाल 30 वर्षे
(09) ब नेमणूक केलेल्या शिक्षकांकडून मिळालेली कार्यमुक्ती प्रमाणपत्र 30 वर्षे
(10) ब रोकड वही / खतावणी (स.शि.अ.) 30 वर्षे
(11) ब विद्यार्थी संचयी नोंदपत्रक 30 वर्षे
(12) ब सेवा पुस्तिका कर्मचारी शाळेत काम करीत असेपर्यंत व नंतर 2 वर्षे
(13) क-1 इतर शाळेकडून मिळालेली शाळा सोडल्याची प्रमाणपत्रे 10 वर्षे
(14) क-1 शाळा सोडल्याचे दाखले 10 वर्षे
(15) क-1 फी, पावतीपुस्तके / फी वसुली नोंदवही 10 वर्षे
(16) क-1 आकस्मिक खर्च नोंदवही, बिले प्रमाणके 10 वर्षे
(17) क-1 विद्यार्थी व कर्मचारी हजेरी पत्रके 10 वर्षे
(18) क-1 वसतिगृह खोलीभाडे नोंदवही 10 वर्षे
(19) क-1 महत्त्वाच्या स्वरूपाचा संकीर्ण पत्रव्यवहार 10 वर्षे
(20) क-1 फी माफी व शिष्यवृत्तीसाठई केलेले अर्ज आणि विविध सवलती बिलांच्या कार्यालय प्रती 10 वर्षे
(21) क-1 सातत्यपूर्ण सर्वंकष मूल्यमापन नोंद वही (वार्षिक नोंदी बाबत) 10 वर्षे
(22) क-2 जमा खर्च दर्शविणारी खातेवही व सत्र फीसाठी वेगळी खातेवही 5 वर्षे
(23) क-2 आवक-जावक नोंदवह्या व मुद्रांक (तिकिट) हिशोब 5 वर्षे
(24) क-2 रोकडवही (शा. पो. आ.) 5 वर्षे
(25) क-2 शाळा व्यवस्थापन समिती, शिक्षक पालक संघ / माता पालक संघ इतिवृत्त नोंदवही 5 वर्षे
(26) ड सर्व वर्गांच्या मूल्यमापन उत्तरपत्रिका (विद्यार्थ्यांना परत न करावयाच्या) 18 महिने
(27) ड शिक्षक व अन्य कर्मचा-यांचे नैमित्तिक रजेचे अर्ज 18 महिने.
